公示名单要发到群里，身份证号和手机号都涂成了黑条，看着已经遮得严严实实。可接收方把整页文字往记事本里一贴，黑条底下的数字整整齐齐躺在那儿，一个不少。这不是理论上的风险，是现在还在发生的泄密方式：涂黑改变的是显示，不是数据本身。要把内容真正从文件里拿掉，得用密文，而且必须是执行到「应用」那一步才算数，只标记不应用，等于什么都没做。

涂黑、盖矩形、密文，这三件事差别在哪？

先在概念上分清楚。涂黑和盖矩形本质上是一回事：往页面上放一个不透明的图形，把底下的字挡住，字本身一个字节都没动，选中复制能取出来，搜索框里也能命中。密文不一样，它分两步：先把区域标记出来，这时候还能改、还能撤，方便几个人核对范围；确认之后执行应用，才会把该区域底层的文字和图像数据真正擦掉。判断一份文件有没有真的脱敏，办法只有一个——涂完之后整页全选复制，粘贴到纯文本里看有没有残留，能看到就说明没脱干净。

福昕高级PDF编辑器：标记密文再应用，两步才算脱敏

这款编辑器把密文做成了标记与应用两段式，标记阶段可以反复核对范围，还可以给密文区域配覆盖文字、密文代码，方便对方知道这里被隐去了什么。它适合法务、招投标、人事、审计这类要对外发脱敏件的岗位。有一点必须先说清楚：密文属于专业版功能，标准版里找不到这个命令，具体以实际版本与授权为准，装之前先确认自己手上的是哪一档。

第1步，确认版本：密文是专业版功能，标准版里找不到密文相关命令，具体以实际版本与授权为准，没有就先别往下试。
第2步，标记要抹掉的区域：切到「保护」选项卡，点「标记为密文」，选「文本&图像」在要抹掉的文字或图上拖出框，或者选「页面」整页标记；同一个词在全文多处出现，用「查找&密文」一次找出来批量标记。
第3步，设密文属性：打开「密文属性」，「外观」标签里改密文区域的填充色，勾上「使用覆盖文本」后可以设字体、字号、颜色、对齐以及自定义文本和密文代码；「常规」里填作者与主题，「审阅历史」里留痕。
第4步，应用密文：这一步是关键，标记只是标记，此时底层数据还在文件里，点了「应用密文」才会真正擦除，所以一定要在反复核对标记范围之后再点。
第5步，存档并验收：应用后另存为新文件，全选复制粘贴到记事本里，确认原来那段字已经取不出来；如果事先在「文件」→「偏好设置」→「文档」→「密文」里勾了「保存应用的密文标记时调整文件名」并设了前缀后缀，文件名会自动带上标记，原件和脱敏件就不容易混。

福昕PDF编辑器个人版：能遮住，擦不掉底层数据

这一条要如实说清楚：个人版能做遮盖类的操作，比如在敏感内容上放一个不透明的色块，但它没有密文那种把底层数据擦掉的能力，遮盖之后字依然在文件里，复制粘贴就能还原。所以涉密件的真正脱敏，不要指望个人版走完，它更适合临时遮一眼、内部传阅这种场合。相关的遮盖命令在「保护」「编辑」一类选项卡里找，名称随版本不同，以实际界面为准。

第1步，先明确能力边界：个人版只能做视觉上的遮盖，没有擦除底层数据的能力，真要脱敏就得换带密文功能的版本。
第2步，找遮盖命令：在「保护」「编辑」一类选项卡里找画矩形、加图形一类的命令，名称随版本不同，以实际版本界面为准。
第3步，画遮块：在敏感内容上拖出矩形，把填充色改成不透明并盖住整段文字。
第4步，自测一遍：全选整页复制，粘贴到记事本里，能看到底下原来的字，说明只是遮住了。
第5步，别直接发：自测发现原文能取出来的，说明没有脱敏，走专业版的密文流程重做一遍再往外发。

Adobe Acrobat Pro：标记与应用分得清楚，还能再检查一遍

密文这件事它做得最早也最完整，标记、应用分成两个动作，应用之后还能再跑一次检查，看文件里还有没有没清干净的东西，另外也支持按关键词批量查找后再标记。适合合规要求高、经常要出脱敏件的团队。短板是订阅费用对个人用户偏贵；中文界面下各命令译名跟英文版不完全一致，找的时候要对照着看。

第1步，打开密文工具：在工具区找密文相关的入口，不同版本名称可能有差异，以实际界面为准。
第2步，标记范围：选中要抹掉的文字或区域标记为密文，也可以先按关键词查找再批量标记。
第3步，检查后应用：应用前把标记清单过一遍，确认没漏也没多标，然后执行应用。
第4步，保存并自测：另存新文件，全选复制粘贴到纯文本里验证，确认取不出原文。

Kofax Power PDF：界面偏传统，密文流程完整

前身是 Nuance Power PDF，界面看着比同行老一点，但密文这套流程是完整的，标记、属性设置、应用都在，打开大文件也不容易卡。适合单位里已经部署、不想换软件的场景。短板是界面逻辑偏老，新人上手要找一阵；中文文档上自动标记的边界容易把相邻的字一起框进去，每处都要手动过一眼。

第1步，进密文功能：在保护一类选项卡里找密文相关命令，名称以实际版本为准。
第2步，标记区域：在要隐去的内容上拖框，多处的就逐个标记。
第3步，核对标记：把标记列表过一遍，重点看中文段落有没有多框或少框。
第4步，应用并保存：执行应用后另存新文件，复制粘贴验一遍。

Nitro Pro：买断制，密文够用但批量弱

走买断授权，一次付费长期用，密文功能齐备，日常脱敏一份文件是够用的。适合不想被订阅绑住、处理量又不大的团队。短板是它只做 Windows，Mac 用户用不了；批量和自动化能力不如前面两家，几十份文件要一份一份来；密文属性的自定义项也少一些，需要覆盖文字的场景设置起来没那么灵活。

第1步，找密文入口：在保护一类选项卡里找密文命令，名称以实际版本为准。
第2步，标记内容：选中敏感文字或区域并标记。
第3步，应用密文：核对无误后执行应用，这一步才真正擦除数据。
第4步，另存验收：存成新文件，复制粘贴到记事本里确认原文取不出来。

涂完自己复制一遍，能不能取出来一验就知道

下次处理要脱敏的文件，别只看页面黑没黑，把顺序倒过来：先确认用的是带密文功能的版本，再标记范围，几个人核对过之后才执行应用，最后另存成新文件。验收这一步永远不能省，全选复制、粘贴到纯文本里看一眼，取不出原文才算过关。另外记得原件单独存一份，脱敏件另起文件名，别把两个版本混在一个文件夹里，隔几个月回来自己也分不清哪份是能发的。