设计院把整套施工图扫描完发回来，一个文件八十几兆，邮箱附件上限二十兆，微信也传不动。有人会先转成图片再压，结果图纸上的标注糊成一片，现场照着施工是要出事的。压缩这件事真正要权衡的就是这一条：压得越狠图越糊，压得轻了又发不出去。选工具之前先看清源文件的成分——通篇是扫描图的，压图像才有空间；文字为主却很大，多半是嵌入了整套字体，或者塞着前几版留下的没用数据，这两种情况的压法完全不同。

PDF压到多小才算够？先看清它大在哪

判断的办法很简单：看文档里到底是图占地方还是字占地方。扫描件、图册、图纸这类，体积几乎全在图像上，压图像是唯一有效的路子，压字体没用；纯文字文档却很大，通常是嵌了整套字体，或者带着上一版留下的历史数据、被裁掉却没真正删除的内容，这类要靠取消嵌入字体和清理无用对象来瘦身。还有一条要提前接受：绝大多数工具都做不到「压到指定的多少兆」，只能选档位看结果，压不够就换低一点的档再试。另外，已经带数字签名的文档压完体积反而可能变大，这是正常现象，别以为工具坏了。

福昕高级PDF编辑器：减小文件大小与高级优化两层

它把压缩分成两层，浅一层是「减小文件大小」，一键处理、还能先看预估压缩大小；不够用再进「高级优化」，按对象精细调。适合既想一键省事、又想在关键时刻手动抠细节的人，也适合一次要处理一批文件的场景，多个文件可以排队跑。

第1步，进减小文件大小：点「文件」→「PDF优化」→「减小文件大小」，可选「当前文件」或「多个文件」，一批文件就选多个文件一起排队。
第2步，看版本兼容和预估：对话框里有「PDF版本兼容」和「压缩」选项，还能看到「预估压缩大小」，先拿预估判断够不够，别盲目就往下点。
第3步，深挖就进高级优化：预估不够再进「高级优化」，六个面板分别是「压缩对象」「取消嵌入字体」「透明度」「放弃对象」「放弃用户数据」「清理」——字多的文档重点看取消嵌入字体和放弃用户数据，扫描件重点看压缩对象里的图像设置。
第4步，选压缩标准：图像压缩标准可选JPEG、JPEG2000、ZIP、JBIG2、CCITT、RLE，还有「高压缩」——高压缩是专业版才有的，标准版里找不到，具体以实际版本与授权为准；压得越狠图越糊，图纸类建议先用中间档试一版。
第5步，另存并逐页比对：另存为新文件，和原文件并排翻几页，重点看标注线、印章和细小文字；带数字签名的文档压完可能变大，遇到这种情况换个思路，先把签名去掉再压。

福昕PDF365：网页上拖进去就压，涉密件慎用

不用装软件，打开网页把文件拖进去就压，适合临时用别人电脑处理、或者文件本身不敏感的场景，一次最多可以放十个文件排队。要注意的限制有三个：在线版单个文件多在十兆以内，部分功能页非VIP最大零点五兆，超额度的按文档大小消耗额度；更要紧的是文件会上传到服务器，涉密材料不要走这条路。压不动的超大文件，建议先在本地拆成几份再分别压。

第1步，打开压缩页：进入福昕PDF365的PDF压缩页面，把文件拖进上传区——注意文件会上传到服务器，涉密材料慎走这条。
第2步，确认大小限制：在线版单个文件多在十兆以内，部分功能页非VIP最大零点五兆，超限的先在本地切分或者换桌面工具。
第3步，选档位并开始：有压缩档位就选一档，没有就直接点开始，一次最多放十个文件排队处理。
第4步，等待并下载：处理完成后下载结果，额度按文档大小消耗，大文件更费额度。
第5步，比对画质：下载后逐页比对，标注线和印章糊了就换低一档重来，别拿糊了的文件去现场用。

Adobe Acrobat Pro：优化器能按对象设参数，但订阅不便宜

压缩能力最强的一档，除了「减小文件大小」这种一键式，还有完整优化器，能先看清图像、字体、透明层各占多少，再逐项定压缩方式和采样率，还能设兼容版本。适合天天跟大文件打交道、需要稳定复现同一套压缩参数的团队。短板是订阅费用对个人用户不友好，优化器参数多、上手要花时间，有数字签名的文档压完同样可能变大，不同版本菜单位置略有差异，以实际界面为准。

第1步，进压缩入口：打开文档，在「文件」菜单里找「减小文件大小」，或者走另存为里的优化PDF，不同版本位置不同。
第2步，看对象占用：在优化器里先看各对象占用情况，判断是图像还是字体占地方。
第3步，逐项设参数：按对象设图像压缩方式和采样率，确认兼容版本。
第4步，另存并比对：另存为新文件，和原文件并排翻一遍，确认细节没糊。

Smallpdf：两档压缩，网页即用但别传涉密件

网页工具的典型代表，界面简单，通常提供基础压缩和强力压缩两档，不用装任何东西。适合偶发需求、文件不敏感、只想快点拿到小一点的版本的人。短板是文件要上传到服务器，涉密材料慎用；免费版有文件大小和次数限制，具体额度会调整，以官网说明为准；强力压缩对扫描图纸损伤明显，文字边缘会发毛，图纸类不要用这一档。

第1步，打开压缩页：进入网站的压缩页面，上传文件。
第2步，选压缩档位：在基础压缩和强力压缩之间选一档，先看基础档够不够。
第3步，开始处理：点执行按钮，等待云端压缩完成。
第4步，下载核对：下载后和原文件比对，糊了就退回基础档重新压。

PDF24：免费工具，档位粗但胜在不花钱

免费方案里用得比较多的一个，有网页版也有桌面版，装了桌面版就能在本地处理，文件不上传，这一点比纯网页工具踏实。适合预算为零、压一两次就够用的个人用户。短板是网页版同样要把文件传到服务器；压缩档位粒度粗，精细控制远不如前面那款的优化器；具体限额和功能范围以官方说明为准。

第1步，打开工具：打开PDF24的压缩工具，网页版直接上传，桌面版在本地选文件。
第2步，添加文件：把要压的PDF加进去，可以一次放多个。
第3步，选压缩质量：在提供的档位里选一档，拿不准就先选中间档。
第4步，处理并保存：开始处理后等待完成，保存下载，翻一遍确认能用。

收口：先看成分，再定档位，最后逐页比对

下次遇到发不出去的大文件，先花十几秒判断它是图大还是字大：图大就压图像，字大就取消嵌入字体、清掉无用对象，别对着一整份扫描件去调字体设置。动手前先想清楚要压到什么程度够用，能用中间档就别上最高档，图纸和带印章的文件尤其要留余地。压完一定另存为新文件、和原文件并排翻一遍，遇到带签名的压完反而变大也别慌，那是正常现象，换个顺序处理就行。