月底财务要把工资明细发给各部门负责人，表里有身份证号和银行卡号，用邮件裸发过去，谁转发出去完全不可控。加锁这件事最容易被搞错的一点：PDF其实有两种密码，一种管「能不能打开」，一种管「打开之后能干什么」，很多人只设了后面那种，结果对方照样打开照样看。还有一条必须提前说死：密码一旦忘了，没有任何工具能帮你找回来，连加在自己文件上的也一样。所以动手之前，先把密码存进公司密码库或者团队记事本，再去点那个加密按钮。

打开密码和权限密码是一回事吗？

不是。打开密码管的是进门，没有它文件根本打不开，这是唯一能真正挡住陌生人的一层；权限密码管的是进门之后能做什么，比如能不能打印、能不能复制文字、能不能改内容。很多人以为勾了「禁止打印」就安全了，实际上权限限制只是一层约定，不少专业工具可以直接忽略它，把内容照样取出来。所以真要防外传，必须设打开密码，权限设置只用来让合规的人少走弯路。算法上尽量选AES，别选年代久远的ARC-FOUR这类老算法。至于破解别人的密码，那既不该做，也多半做不到，别在这上面浪费时间。

福昕高级PDF编辑器：密码保护里一次设完两层

它把打开密码和权限设置放在同一个对话框里，一次设完，还能把整套设置存成策略，下次直接复用，不用每次重勾一遍。适合要反复给外部发同一类敏感文件的人——工资表、客户名单、报价单、未公开的标底，这类场景既需要挡住陌生人，也需要限制拿到的人乱传乱打。

第1步，进密码保护：切到「保护」选项卡，点「安全文档」，选「密码保护」；也可以走「文件」→「属性」→「安全」这条路径进去。
第2步，设打开密码：在「文档打开设置」里勾「需要输入打开密码」并输入密码，这一层才决定别人能不能打开文件，是真正起作用的那一层。
第3步，设权限与限制项：在「文档权限设置」里勾「限制打印、编辑文档和权限设定」，然后逐项定——打印允许可选「低分辨率：低于150-dpi」或「高分辨率」，不想让人打出清晰件就选低分辨率；修改允许里可选是否允许插入、删除、旋转页面，是否允许填写表单和签署，是否允许注释；还有「允许拷贝文本，图片和其他内容」「为视障人士启用屏幕阅读器」这类开关，按实际需要取舍。
第4步，选加密算法：在加密算法里选「128位AES」或「256位AES」，尽量别用「128位ARC-FOUR」这种老算法；想让标题、作者这些信息仍能被检索到，可以勾「不加密元数据」；同一套设置要反复用，就点「将设置另存为新策略」。
第5步，保存并实测：保存后关掉文件重新打开，确认真的要输密码；再换一台电脑试着打印和复制文字，验证权限确实生效；最后把密码存进密码库——这一步最要紧，密码忘了谁也救不回来。

福昕PDF365：网页上加密，涉密件先想清楚

不用装软件，打开网页把文件拖进去就能加密码，适合临时在没装编辑器的电脑上处理，或者只是想给一份普通材料加把锁的场景。要注意两点：文件会上传到服务器，含个人敏感信息的材料慎走这条；在线服务有文件大小和额度限制，具体数字会随时调整，以页面当前提示为准。真涉及身份证号、银行账户这类内容，还是走本地工具更稳妥。

第1步，打开加密页：进入福昕PDF365的PDF加密页面，上传文件——留意文件会上传到服务器，涉密材料不要走这条路。
第2步，设打开密码：填入打开密码，这一层才是真正挡住陌生人看的，别只设权限不设它。
第3步，设权限项：按需要勾选是否允许打印、是否允许复制文本和图片，具体选项名称以实际界面为准。
第4步，开始处理：点开始，等待云端加密完成。
第5步，下载并验证：下载后重新打开试一次，确认密码生效，顺便把密码同步存进密码库。

Adobe Acrobat Pro：选项最全，还能存成策略复用

加密这一块它给得最细，口令加密分成文档打开口令和许可口令两部分，权限里可以单独设打印质量，还能选兼容性级别和AES加密，设好的方案能存成安全策略，下次一点就套上。适合单位里有成文保密要求、需要多套固定策略轮流使用的场景。短板是订阅费用对个人用户不划算，选项一多容易设错，设完必须实测一遍；不同版本菜单位置有差异，以实际界面为准。

第1步，进加密入口：打开文档，在「工具」或「保护」一类面板里找使用口令加密的命令，不同版本位置略有差异。
第2步，设打开口令：勾上需要打开文档的口令并输入，这是真正挡人的一层。
第3步，设许可限制：在许可部分勾限制打印与编辑，把打印允许设成低分辨率或不允许打印。
第4步，确认算法并保存：确认加密级别选的是AES，保存后重新打开，实测密码和权限都生效。

PDF24：免费的网页加密，够用但不精细

免费方案里顺手的一个，网页上设个密码就完事，适合给不敏感的文件加一把最基础的锁，比如发给客户的普通说明书。短板要说实话：选项少，权限粒度粗，通常只能定能不能打印这类大项；文件同样要上传到服务器，涉密材料慎用；具体限额以官网说明为准。别指望靠它抵抗专业工具，它的价值在于让随手转发这件事多一点麻烦。

第1步，打开加密页：进入加密页面，上传要加锁的文件。
第2步，输入密码：填入打开密码，强度自己把握，别用生日和公司名。
第3步，补权限密码：界面提供的话，可以再设一个权限密码，限制打印和编辑。
第4步，处理并验证：处理完成后下载，重新打开确认要输密码，再把密码存好。

Sejda：网页加密带权限勾选，免费有额度

另一个网页方案，除了设密码，还能勾选一组允许的操作，界面比多数同类清楚，适合偶发使用、不想装软件的人。短板是免费额度按每天的任务数计算，超出要付费，具体以官网说明为准；文件要上传到服务器，涉密材料不要走这条；它设的权限同样只是约定性质，挡不住专业工具，真要防外传还是得靠打开密码。

第1步，上传文件：打开加密页面，把PDF传上去，注意上传即意味着离开本机。
第2步，设打开密码：填入打开密码，这是唯一能真正挡人的设置。
第3步，勾允许的操作：按需要勾允许打印、允许复制等项，具体项名以实际界面为准。
第4步，加密并下载：点加密后下载结果，重新打开实测一次，确认生效。

收口：分清两种密码，设完实测，密码先存好

下次要给文件加锁，先在心里过一遍：这一份是要挡住陌生人，还是只想限制拿到的人别乱打？前者必须设打开密码，后者才用权限设置，两者常常一起用。设的时候算法选AES，权限里把打印质量压到低分辨率，别指望权限本身能防住专业工具。设完一定关掉文件重新打开试一次，再换台电脑验证打印和复制。最后一件也是最容易忘的一件：把密码存进密码库，密码一旦丢失，谁也找不回来。