单位要收三百个人的报名信息，群里发的是一份 Word，收上来一半人填错格式，一半人把排版改得面目全非，最后还得人工逐个往表格里敲一遍。做成能填的 PDF 能省掉这一整段：发出去的文件版式是死的，填的人只能在框里打字，改不动布局，收回来也不用重录。真正卡住的地方是怎么把一份已经定稿的表格版面，变成带输入框的能填文件。

PDF表单怎么做？先分清填表和做表两件事

填表和做表是两回事：填表是打开别人做好的文件往里打字，做表是在静态版面上挖出可以输入的位置。有人以为画条横线、改个底色就算表单，其实那还是图片，别人一个字都打不进去。判断一份 PDF 有没有真的表单域很简单，点一下输入框能不能打字、能不能用跳转键跳到下一格就知道。有个容易混淆的点：表单域和正文文字是两层东西，正文是铺在页面底下的字，表单域是浮在上面可以输入的一层，删掉域不会动正文，改正文也不会自动生成域，所以做表单本质上是往定好的版面上加一层。

福昕高级PDF编辑器：在表单选项卡里拖出各种输入域

这款编辑器做表单走的是顶部「表单」选项卡，复选框、组合框、列表框、文本域这些命令都在那儿，选一个命令再到页面上拖一下就生成一个域，不用写脚本也不用回源文档。适合手上已经有定稿版面、要发给一批人填、还要把结果收回来统计的岗位，报名表、申请表、内部审批单、调查表都是这一类。表单域属于常规能力，各版本都能做，具体以实际版本与授权为准。

第1步，切到表单选项卡：打开已经定稿的表格 PDF，顶部切到「表单」选项卡，功能区里能看到复选框、组合框、列表框、文本域等命令。
第2步，拖出第一个域：点一个命令，比如「文本域」，光标会变成十字，在要放输入框的位置按住拖动画出矩形，松手就生成一个空域。
第3步，让设计助手先跑一遍：点「设计助手」，它会自动检测页面上待填的位置并用蓝色框显示出来，在蓝色框内单击即可建域；识别得不理想就再点一次关闭自动检测，回到手动拖。
第4步，逐个对齐并调属性：自动建出来的域位置常常偏一点，逐个拖到底下的横线上对齐；双击域可以改名称和对齐一类的属性，具体选项以实际界面为准。
第5步，试填并留母版：用手型工具实际填一遍，确认跳转顺序和必填项都正常；要恢复成空白表就点「表单」→「重置表单」，另存一份母版，以后每批发都从母版复制。

福昕PDF阅读器：免费填表顺手，做域要看版本

阅读器是免费的那套，看和填都够用，它最大的好处是发给谁都能打开、都能填，不用对方另外装付费软件。创建表单域这件事它的能力要看具体版本，装的版本带就有，带的话在「表单」一类选项卡里找建域命令，名称随版本不同，以实际界面为准。要是每周都要做新表，还是用功能完整的编辑器更省时间。另外它做不到光学字符识别和批量处理，扫描出来的表格版面这边也处理不了。

第1步，打开并判断：用它打开这份表格 PDF，点一下输入框，能打字说明已经有域，直接填完保存就行。
第2步，找建域命令：没有域就要自己做，在「表单」一类选项卡里找文本域、复选框这类命令，名称随版本不同，以实际版本界面为准。
第3步，画出域：选中命令后在页面上按住拖动，画出的矩形就是输入框，位置偏了就重新拖一次。
第4步，填一遍再保存：画完切到手型工具实际填一次，确认每一格都能进字，然后保存。
第5步，回收检查：收上来的表逐个打开看有没有漏填，需要汇总的话只能人工录入。

Adobe Acrobat Pro：自动识别最全，订阅价不低

做表单这件事它的自动识别做得最完整，扫一遍就能把横线、方框这类待填位置认出来，生成的域类型也比较准，还带分发和回收的一套流程。适合做表频次高、还要统计回收结果的团队。短板是订阅费用对个人用户不友好，中文版各功能的译名和位置跟英文版不完全对应，找按钮要花点时间。

第1步，进准备表单：打开 PDF，在右侧工具区找「准备表单」一类的入口，不同版本名称可能有差异，以实际界面为准。
第2步，自动识别：让它先自动跑一遍，页面上待填的位置会被识别成域。
第3步，手动补齐：漏掉的域手动添加，位置偏的拖回去对齐，再改名字和是否必填。
第4步，分发与回收：用它自带的分发流程发出去并收集，确认回收的数据能不能导出成表格。

PDFescape：在线做表，不用装软件

网页版工具，打开就能做，做小表格、临时补几个域很方便，免费版能覆盖简单需求。适合偶尔做一次、不想装软件的人。要提醒一句：文件会上传到它的服务器处理，涉及个人信息、内部资料的表单慎用，做完记得把服务器上的文件删掉。短板是复杂排版容易识别歪，字段一多页面就卡。

第1步，上传文件：打开网站，把这份表格 PDF 传上去，注意文件会离开本机。
第2步，选字段类型：在工具栏里选文本、复选框、下拉一类的字段类型。
第3步，拖到页面上：在要填的位置拖出字段框，位置和大小可以再调。
第4步，保存下载：保存后下载成品，本地打开试填一遍再往外发。

Sejda：网页版编辑器，免费版有次数限制

同样是网页工具，界面比上一家清爽，做表和填表都能走，免费版对处理文档的数量有限制，具体额度以官网当前说明为准。适合偶尔用一次、文件不涉密的场景。隐私上同样的提醒：文件要上传到服务器，涉密资料别走这条路。短板是免费额度用得快，做多份表时体验一般。

第1步，打开表单功能：进网站找到表单相关的功能页，上传这份 PDF。
第2步，添加字段：选要加的字段类型，在页面上点一下或拖一下放置。
第3步，调整字段：拖动字段对齐横线，顺序不对就重排一遍。
第4步，应用并下载：点应用，处理完下载，本地试填确认没问题再发。

母版留一份，收得回数据才算闭环

下次要发一批表，先把定稿版面做成母版存着，每批发出去的都是母版的副本，母版本身不动；做表时别迷信自动识别，建完的域逐个拖一遍对齐、逐个试填一遍，这一步省不得。真正的闭环在最后半段：收上来的表要能把数据导出来汇总，人工一个个打开抄就白做了，所以选工具前先确认自己用的版本能不能导出数据。表单发出去之前，再检查一遍域的名字有没有重名，重名会让汇总时的列对不上。