投标系统把附件卡在上限5MB，本地这份产品画册是18.6MB，连传三次都失败。有人甩过来一句“压一下就行”，真压完再打开，封面那行小字已经开始发毛，客户LOGO的边缘全是锯齿。压缩不是点一下按钮的事，压到什么程度、牺牲哪一部分画质，动手前得先算清楚。

先想清楚：是尺寸卡死还是越小越好？

动手之前判断三件事。第一，文件敏不敏感：合同、财报、带身份证的扫描件，走在线压缩等于整份传到别人的服务器，能在本机跑就别联网。第二，是一次性还是天天做：偶尔一份，网页工具点几下；每天几十份，装软件批量处理更划算。第三，也是最容易踩坑的一条——体积、清晰度、页序怎么排序：只要能过邮箱附件，压狠点无所谓；要打印或要保住图片细节的画册，就该先降图片分辨率，而不是把文字层一起抽掉。下面按这个顺序说六款。

第一款：福昕PDF编辑器个人版

第一步，打开待压缩的文件：启动后把PDF拖进窗口，先在属性里记下原始体积，压完才有对比基准。

第二步，选择压缩入口：在“压缩”或“优化”类目里找到减小文件大小的选项，会带出压缩设置面板。

第三步，确认压缩级别与兼容性：要保清晰度的选中等档，勾选保留图像分辨率，别一上来拉到最低。

第四步，导出为副本：务必另存为新文件名，别覆盖原件，压过头还能回头。

第五步，抽查核对体积与清晰度：右键看新文件属性，压到1MB以内就要警惕了；再放大到400%看封面小字和产品图的边缘，出现发毛或锯齿说明压过头，退回上一步换级别重来。

第二款：福昕PDF365在线压缩

第一步，打开压缩页面：浏览器进福昕PDF365，在工具列表里找到PDF压缩，不用安装。第二步，选择上传文件：把本地PDF拖进上传区，单份一般限制在几十MB以内。第三步，确认压缩强度：页面通常给轻度、标准、强力三档，要交标书选中等，纯文字材料才选强力。

第四步，导出下载：点压缩，二十来页的文件多半十几秒出结果，注意页面提示的下载时限。第五步，抽查核对页数与画质：先数页数有没有变少，再翻到图片最密的两页看细节，发现整页图糊了就别将就，用前面那款本地工具重压一遍更稳。

第三款：Smallpdf Compress

Smallpdf的压缩在国内知名度高，界面是拖拽即走，压完直接下，还提供“基础压缩”和“强力压缩”两档，基础档对文字型PDF基本无损。适合偶尔处理英文资料、对细节要求不高的场景。短板很清楚：免费档每天只能处理两个文件，第三个就得等或开会员；国内访问速度看时段，晚上常卡在上传。文件要过它的服务器，扫描件和内部材料慎用。

第四款：iLovePDF Compress

iLovePDF的压缩胜在可控，能手动拖动压缩率滑块，压完会告诉你省了多少百分比，对“必须压到某个数字以下”的需求很实用，也支持一次性传多个文件排队处理。适合需要反复试几次、找体积与画质平衡点的场景。缺点是免费用户每小时限两个任务，服务器在欧洲，大文件在高峰期容易断。同样要上传原件，敏感材料不建议走。

第五款：PDF24 Creator

PDF24是德国的免费桌面套件，最大优势是全程在本地跑，文件不上传，处理合同和内部材料时这一点很难被替代。它自带虚拟打印机和几十个小工具，压缩时可以调图像DPI和质量，压完体积相当可观。缺点是界面偏老、中文翻译不完整，第一次用要对付一堆德语残留的菜单；另外它只支持Windows，Mac用户只能绕开。

第六款：Nitro PDF Pro

Nitro PDF Pro是老牌桌面软件，它的压缩走的是“优化PDF”路线，可以在面板里分别下调彩色、灰度、单色图像的采样率，对画册、产品图册这种图片占比高的文件很有效，压完还能保留可编辑的文字层。缺点同样直接：它是付费软件，试用版到期就锁功能；价格对个人用户不便宜，只为了偶尔压一份文件去买并不划算，更适合本来就在用它做编辑的人。

下次遇到附件超限，先确认目标数字是多少，再决定牺牲哪一块：要保文字可搜索，就别动文字层；要保图片细节，就先把DPI从300降到150试试，通常能省一半体积而肉眼看不出差别。压完记得抽查一次——右键看体积、放大看边缘、翻到最后一页确认页数没少。敏感材料一律走本机工具，别图省事上传。