季度末归档，文件夹里躺着八十多份 Word 合同，制度要求全部转成 PDF 存档。一份份「另存为 PDF」要重复八十次，还要防着手滑漏掉哪份。批量转 PDF 这事不难，难的是「一份不漏、命名不乱、出问题能追」。我把用过和试过的工具理了一遍，批量顺手的说给你。
福昕PDF转Word：整个文件夹拖进去，排队转完
批量是它的看家场景，几十上百份就是为它准备的。
1. 打开软件：启动福昕PDF转Word → 选「Word转PDF」
2. 批量导入：全选 docx 拖进去，或直接拖整个文件夹
3. 设输出：统一输出目录，按原文件名命名
4. 开始：点「开始转换」，队列自己跑
5. 核对：转完按文件数核对，八十进八十出
它的队列稳，八十份合同我们跑了一轮全部成功。有个小习惯分享下：转之前把文件夹里的旧版本、草稿先清出去，别让废稿混进归档。
福昕高级PDF编辑器：转完接着合并、加密、盖章
归档不止是转格式，编辑器把后面的活也接了。
1. 创建：「文件」→「创建」→「从文件」→ 多选 Word
2. 逐份生成：转完逐份检查字体是否嵌入
3. 合并：同项目的几份走「创建」→「将多个文件组合为 PDF」
4. 加密：归档件走「保护」设权限密码，禁止编辑
5. 保存：Ctrl+S 存档
我们归档的合同 PDF 统一设了「禁止编辑、允许打印」，第二年调卷时原始版式一点没动，审计也认。
Adobe Acrobat Pro DC：动作向导，设一次月月用
「动作向导」把「创建 PDF → 添加书签 → 设置安全」串成流程，挂上整个文件夹一次跑完。配置沉淀下来，每季度一键复用。订阅贵，适合有稳定归档流程的团队。
PDF24 Tools：免费跑量，离线放心
桌面版免费不限次，一次挂一整批文件，合同这类敏感文档离线处理最让人放心。它还有配套的合并、加密工具接着用。界面老派，功能不欠。
iLovePDF：在线批量，小量方便
一次传多份，打包下载。几十份以内顺手，上百份上传下载都慢，免费额度也紧张。合同这类文件走云，多数公司制度上就不允许，本地工具稳妥。
Nitro PDF Pro：本地批量，规则细
批量面板能设输出命名规则和目录结构，跟 Word 的插件联动，改完稿顺手转。价格不便宜，已有授权的团队合适。
批量转换还有个细节：Word 文件里如果带了「修订记录」或批注，转出来的 PDF 会把它们一起带进去。归档前先在 Word 里「接受所有修订、删除批注」再转，不然合同归档件上留着修改痕迹，审计或者纠纷时会说不清。这个坑我们踩过一次，从此批量流程第一步就是清修订。
批量转换前还有个「体检」动作：用 Word 批量打开一遍（或者肉眼翻一遍重点文件），看有没有红叉图、断链表格。源文件带病，转出来的 PDF 只会更病。宁可转换前多花十分钟体检，也别转完八十份再返工。
还有个「版本标记」技巧：归档的 PDF 在页脚加个小字版本号（编辑器加页眉页脚时带上），比如「v1.0-2024Q3」。将来有人拿着打印件来问「这是哪版」，一翻页脚就知道。版本管理靠文件名只管电子档，纸质的就靠页脚这行小字救命。
批量转换的「时间窗口」也建议规划：几十份大文件转换时 CPU 占用拉满，电脑基本干不了别的。把批量任务放在午休或者下班前挂上，回来收结果，跟 OCR 批量一个道理——让机器在你不用电脑的时候替你干活，这才叫会安排。
