档案室退回了一批电子材料，理由写得很含糊：格式不符合长期保存要求。送去的文件打开正常，字也在，图也在，看不出哪里不对。问题出在它不是归档格式——普通 PDF 里可以带外部字体引用，可以嵌脚本和动作，可以放音视频，只要生成它的软件还在、字体还在，今天看着没问题，过些年换台电脑就难说了。PDF/A 就是为这件事定的标准：把外部依赖全部收进文件本身，把会随时间变化的东西禁掉。要长期留存的档案、凭证、竣工图、病历，最后都该落到这个格式上。

什么文件该转 PDF/A？先看要存多久

判断标准第一条是年限：三五个月内还要反复改的稿子不用转，转了反而添麻烦，因为动态内容会被处理掉；要保存三年以上、甚至长期留存的，比如财务凭证、人事档案、工程竣工图、质检报告、招投标留档，就该转。第二条是文件里有没有「活」的东西：嵌了音频视频、用了外部字体链接、带 JavaScript 动作或者表单提交脚本的，转换时会被处理掉，或者直接转失败，动手前要有心理准备。第三条最容易被忽略：转完不等于合格，必须再跑一次验证，验证通过才算数。

福昕高级PDF编辑器：转换里做印前检查，另存时直接选标准

它把转和验放在一处：一是「转换」→「印前检查」，面板上有配置文件、结果、标准三个标签，标准标签里选标准、继续、选规范级别、另存为，走完就是标准文档；二是「文件」→「另存为」，文件类型里直接选 PDF/A、PDF/E、PDF/X。验证的范围不只有 PDF/A，还包含 PDF/E、PDF/X、PDF/UA、PDF/VT，结果能导出成 PDF、.xml、.txt、.html 报告，交上去有凭据。适合要向档案室或客户交归档件的岗位。要注意：创建符合标准的 PDF 属于专业版功能，标准版里找不到这个入口，具体以实际版本与授权为准。

第1步，进印前检查：打开要归档的文件，切到「转换」选项卡，点「印前检查」，面板上有「配置文件」「结果」「标准」三个标签。

第2步，选标准：在「标准」标签里选要遵循的标准，比如 PDF/A，点「继续」。
第3步，选规范级别并另存：在下一步里选具体的规范级别，然后「另存为」输出，这一步才是真正的转换，输出的是新文件，原文件不动。
第4步，也可以换路子：不走向导的话，用「文件」→「另存为」，把文件类型选成 PDF/A、PDF/E 或 PDF/X，一样能出标准文档。
第5步，再验一遍并出报告：对新生成的文件再跑一次印前检查验证，确认通过；需要留证就把结果导出成 PDF 或 .xml、.txt、.html 报告一起交。

福昕PDF编辑器个人版：先找转换类选项卡，看版本而定

个人版能打开、查看、做基础转换，标准文档相关入口在「转换」选项卡里找，名称随版本不同，以实际界面为准。顺带说一句，创建符合标准的 PDF 在前面那款里是专业版功能，个人版上同样以实际界面为准。它适合只要偶尔交一份归档件、不想上专业版的人，转完之后仍然建议再验证一次。

第1步，先另存副本：原文件留一份，转换一律在新文件上做。
第2步，找转换入口：在「转换」选项卡里找标准或 PDF/A 相关项，名称随版本不同，以实际界面为准。
第3步，处理动态内容：把文件里的音频视频、脚本动作、外部字体链接先处理掉，不然转换容易失败。
第4步，另存为标准文件：用「另存为」一类的输出，类型选 PDF/A，具体名称以实际版本界面为准。
第5步，验证并返工：转完再走一次验证，不通过就回原稿处理，不是所有 PDF 都能一次转成功。

Adobe Acrobat Pro：转换和印前检查配套，订阅是门槛

它既有另存为 PDF/A 一类的输出，也有印前检查工具，能按规范逐项检查，把字体未嵌入、透明度、色彩空间这些问题列出来，还能做一定程度的修复，报告可以直接交给对方。适合单位里已经订阅、要处理的归档件比较杂的团队。短板是订阅成本；修复项多的时候要反复跑好几轮；中文缺字体的文件常常卡在字体嵌入这一步，得先找到原字体。

第1步，打开原文件：用它打开要归档的文档。
第2步，转标准格式：用另存为一类命令，输出类型选 PDF/A，注意这一步不等于已经合格。
第3步，跑印前检查：打开印前检查工具，按 PDF/A 规范分析新生成的文件。
第4步，按报告修：看报告里列出的问题，回原稿修掉，再转再验，直到通过。

Ghostscript：命令行批量跑，门槛在参数

开源命令行工具，能生成 PDF/A，最大价值是可以在服务器上批量、无人值守地跑，档案数字化这类一次性几万份的活儿用它最合适。短板也很直接：参数写错就会出一份看着正常但不合格的文件；中文和缺字体的文档要额外准备字体文件；跑完必须再用别的工具验证一次。

第1步，准备环境：安装命令行工具，准备好要用的字体文件。
第2步，写转换命令：按 PDF/A 的参数组合写命令，指定输出级别和输出文件名。
第3步，小批量试跑：先拿两三份试，确认能过验证再放开批量。
第4步，批量并验证：脚本跑完后，对每一份输出再做一次标准验证，不合格的单独挑出来。

PDF24：不装软件也能转，涉密档案别用

它有网页版也有桌面工具，网页版不用安装，拖进去转完下载，适合偶尔一份、手上没有专业软件的人。要注意在线转换会把文件上传到服务器，涉密的档案材料不要用，只适合本来就公开的内容。短板是在线版有文件大小限制，批量完全不友好，转完同样要验证。

第1步，确认能不能外传：涉密或含个人信息的档案到此为止，换桌面方案。
第2步，进转换页：打开站点里的 PDF/A 转换工具。
第3步，上传并处理：上传文件（会离开本机），点转换，等待处理完成。
第4步，下载后验证：下载到本地，再用验证工具跑一遍，确认真的符合规范。

转完不算完，验过才算数

下次要交归档件，按三件事做：先问清楚对方要的是哪个规范级别，别自己猜，猜错了白转一趟；再走转换，转之前把文件里的音视频、脚本这类动态内容先处理掉；最后一定要对新文件再跑一次验证，把报告一起交上去。遇到转不成功的，多半是字体没嵌入或者透明度这类问题，回原稿处理完再转。归档这件事的价值在若干年之后——现在多花三分钟验证，将来少一次打不开的窘境。