审阅一份几十页的方案，最难受的不是提出意见，而是意见提完收不回来：满屏黄色便签散在各页，自己想通读一遍原文却被挡住；发给下一轮评审，对方又要从零开始看，不知道哪些已经处理过。备注这个动作看着简单，真正麻烦的是后面两步——怎么让对方一眼看到所有意见，以及怎么在不删的前提下把批注暂时收起来。也有人习惯把意见直接写在正文里，结果原文被改得面目全非，想还原都还原不了。下面挑6款工具，把加备注的入口和这两件收尾事一次说清。

加之前先想清：这批意见最后要给谁用

备注属于批注层，这一点决定了它能做什么、不能做什么。它浮在原文之上，不改动一个字，别人可以回复、可以关掉、可以整批删掉——这是它比直接改正文安全的地方。代价是它要靠能显示批注的阅读器才看得见，如果对方只是把文件转成图片看，或者用最简单的系统预览打开，很可能一条都看不到。

选工具看两件事。一是后续动作：意见要汇总成清单交给对方，就找能导出批注的工具；只是自己看，那随意。二是批量控制：几十条便签一条条点开收起来不现实，能不能一键隐藏或批量删除，用之前先在自己版本里确认一遍，这类入口各家位置差别很大。这两点定下来，后面基本不用返工。

1. 福昕PDF阅读器：便签随手加，颜色和图标都能换

它的定位是把意见挂在原文旁边不动正文：点一下位置就生成一个便签图标，双击展开写内容，图标样式和颜色都能换，多人交叉审阅时给每个人配一种颜色，一眼能分清谁提的。右键可以回复、也可以删除。全程在本地处理，涉及内部材料比较放心。边界也说清楚：它是批注层的动作，改不了正文一个字，那种「这句话本身就要改」的需求得换编辑类工具。

第1步，切到注释选项卡：打开PDF后点顶部「注释」，找到「备注」（部分界面里叫「便签」）。
第2步，先选图标样式：在工具选项里挑一个图标，通篇统一用同一种，后面导出清单时更好归类。
第3步，点位置输入内容：在需要提意见的地方单击，弹出输入框后把意见写进去。

第4步，改颜色区分审阅人：右侧格式面板里换颜色，几个人一起看时别全用默认黄。
第5步，存盘前抽查一遍：「文件」→「保存」，关掉重开确认便签都还在，批注没真正写入的情况在不少软件里都出过。

2. 福昕PDF编辑器个人版：框选区域再写，改完顺手改正文

它补的是另一半流程：框选目标区域后在弹出窗里写意见，指向更明确，不会出现「这条备注说的是哪句话」的争议。作为编辑工具，对方确认意见后可以直接在原文上改，不用在两套软件之间来回导。本地完成，文件不上传。

第1步，打开后点注释选项卡：在功能区找到「备注」。
第2步，框选要批注的区域：按住左键拖出范围，覆盖到具体句子而不是整页。
第3步，在弹出窗里写意见：写清楚问题和期望改法，方便对方一次改对。

第4步，统一颜色便于汇总：多人评审阅时按人分配颜色，后续筛选省事。
第5步，保存并换软件核对：「文件」→「保存」，用另一个阅读器打开确认显示正常。

3. Adobe Acrobat Reader，导出批注清单最成熟

把散落各页的备注汇总成一份清单是它的强项，交叉审阅、要给对方交一份意见表的时候特别省事，兼容性也好，对方基本都能看到。代价是安装包大、启动慢，老机器上开大文件要等几秒。

第1步，打开文件调出注释工具：批注面板一般在右侧。
第2步，逐页添加备注：点位置后输入意见内容。
第3步，汇总时导出清单：走导出注释的功能直接生成列表，不用手工整理。

4. Xodo，手机上接着补，和电脑同步

网页端和移动端都能用，通勤路上在手机上补几条、到工位开网页接着整理，同步体验比较顺。它是在线服务，文件要上传到服务器，公司内部材料还是换本地工具。

第1步，浏览器打开网页端：把文件拖进去。
第2步，侧栏选备注工具：双指缩放定位到具体句子再点位置。
第3步，确认同步完成再关页面：免得最后几条没存上。

5. PDF-XChange Viewer，轻量但批注工具很齐

体积远小于 Acrobat，冷启动快，几十兆的老文件也能立刻打开。便签、高亮、删除线一应俱全，还能自己绑快捷键，长期批文件能省不少时间。缺点是已停止独立开发，在新系统上兼容性得先试。

第1步，装好后把文件拖进窗口：直接打开即可。
第2步，点注释里的便签工具：在目标位置单击输入内容。
第3步，给常用工具设快捷键：在属性里绑定组合键，长期用回本很快。

6. PDF24 Creator，免费且不限制文件大小

配额给得宽松，桌面版没有文件大小上限，全程不上传，装在公司电脑上长期用合适。界面朴素，没有协作和云同步，但把便签加上这件事做得干净利落。

第1步，装好桌面版后载入文件：把PDF拖进窗口。
第2步，工具区点备注图标：按提示点位置并输入内容。
第3步，另存为新文件：尽量用「另存为」，原档留一份随时能反悔。

最后怎么选：看意见要不要汇总、要不要收起来

只是自己留痕、通读时做标记，第1款免费版长期用足够，颜色分人、能回复能删是最顺手的地方；意见要交给对方、希望生成一份清单，就选批注导出成熟的那款。跨平台协作先看对方用什么：企业内传文件兼容性优先，多设备在路上接着补就用网页端，临时不想装大软件就用轻量工具应急。还有一点容易被忽略：批注能不能一键隐藏、能不能批量导出，这类入口各家位置差别很大，动手前先在自己版本里确认一遍，别等几十条写完才发现收不回来。