开学啦！如何使用福昕高级PDF编辑器来安全、数字地存档学生记录？

速调取已毕业或正在就读的学生档案。但是，文档的记录保存可以说是一个困难且耗时的过程。纸质文件价格昂贵，数字存储成本也很高，再加上每个校园有成千上万的学生，可以说，保存学生档案记录确实不是一件容易的事。

如何安全、数字地存档学生记录？把难题交给福昕高级PDF编辑器解决吧！

不同的学生记录类别

教育记录根据各个文档的内容分为独立的类别。每个类别都有不同的学生文档，并有各自的保留时间表。以下列出的是普通教育记录及其相应的保留时间表：

01

强制性永久学生记录-永久保留

※  学生证件※  上学日期，毕业/离校日期※  学术记录（课程成绩，健康免疫）

02

强制性临时学生记录–保留3年

※  健康/特殊教育信息※  进度报告，标准化考试成绩，语言培训※  父母的授权或限制

03

允许的学生记录–保留6个月后

※  老师/辅导员等级
※  标准化考试成绩（3岁以上）※  行为报告（出勤，纪律）
以上便是必要的保留时间表，我们可以在存储之前优化每个特定文档来达到提高效率和节省成本的目的。

如何准备存储记录

在将学生记录进行归档存储之前，学校需要适当地编辑和组织文档，让我们可以在需要时检索任何学生信息。借助福昕PDF文档解决方案，学校可以将纸质记录转换为数字格式，将数字文件压缩为较小的尺寸，使文档可进行文本搜索（OCR），编辑机密信息，密码保护，索引和存档，以便在需要时轻松检索。方法如下：

01

转换为PDF / A

PDF / A是一种PDF格式，用于通过以通用格式存储文档来保存文档。作为国际标准化组织（ISO）的PDF格式，这可确保文档在所有平台上保持其原始布局（即，所有图像，文本和链接均保留在原位）。对于希望线下访问和共享文档的学校，与其他文档文件格式（例如Word）相比，这种ISO标准的文档格式更加可靠。

02

缩小文件尺寸

借助福昕高级PDF编辑器，学校可以在不改变质量的情况下获取学生的记录文件并将其压缩为较小的文件大小。福昕PDF技术可将存储大小减少50％或更多，从而大大降低存储成本。

03

使用OCR技术使文档可以文本搜索

当涉及到教育记录时，必须能够检索正确的学生信息。很多时候，即使是PDF格式，扫描的文档也无法进行文本搜索。借助福昕高级PDF编辑器，学校可以运行OCR以自动使文档可文本搜索，并轻松地在每条学生记录中查找信息。

04

添加，删除和编辑元数据

学生记录按自己的保留时间表分为不同的类别。对学校来说，通过查看文档的元数据来查询何时创建了记录，以及由谁来跟踪文档的保存时间很重要。使用福昕高级PDF编辑器，用户可以在其文档上创建，编辑和删除元数据，以确保清楚地显示文档的创建时间或更改时间以及创建者。

05

合规性和安全性

学校要防止其学生信息的传播，确保学生的隐私权得到保护。对于学生记录，在发送文档之前确保某些机密信息受到保护很重要。借助福昕高级PDF编辑器，学校可以轻松地编辑其文档，并永久覆盖/删除可见的信息，例如名称，地址和联系方式。学校也可以设置密码限制，防止查看，编辑或打印其文档，当然也可以授予固定权限以供查看文档。

福昕高级PDF编辑器下载链接：

https://pdfeditor.foxitoffice.cn/